Policy för hybridstämmor i BRF Palatinen

1. Bakgrund

BRF Palatinen strävar efter att främja delaktighet och demokratiskt inflytande för alla medlemmar. Hybridstämmor, där medlemmar kan delta både fysiskt och digitalt, är ett viktigt verktyg för att anpassa föreningen till dagens samhälle med modern teknik och öka tillgängligheten vilket stärker det demokratiska deltagandet.

Denna policy syftar till att tydligt beskriva hur hybridstämmor genomförs i enlighet med gällande lagar och säkerhetskrav samt vilka tekniska lösningar som används för att säkerställa ett rättssäkert och inkluderande möte.

2. Juridisk grund för hybridstämmor

Genomförandet av hybridstämmor i BRF Palatinen baseras på följande lagar och bestämmelser:

  • Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar: Denna lag ger föreningar rätt att genomföra stämmor på distans, under förutsättning att tekniska lösningar är säkra och att samtliga deltagare har likvärdiga möjligheter att delta och påverka i realtid och att ingen diskrimineras eller utesluts från deltagande.
  • Bostadsrättslagen (1991:614): Stämmor regleras i bostadsrättslagen, där det hänvisas till lag om ekonomiska föreningar när det gäller formerna för stämmor och beslutsfattande.

Eftersom föreningens stadgar inte uttryckligen förbjuder digitala stämmor så är hybridmöten tillåtna enligt gällande lagstiftning.

Policyn för hybridstämmor grundar sig på dessa lagar och tillåter BRF Palatinen att erbjuda hybridmöten där medlemmar kan delta digitalt eller fysiskt, under förutsättning att alla medlemmar ges lika rätt att delta och rösta.

3. Metod för hybridstämmor

BRF Palatinen använder en säker och stabil leverantör av digitala möten – Google Meet – där autentisering med lösenord krävs för att få åtkomst till stämman.

Styrelsen är ansvarig för att säkerställa teknisk utrustning som högtalare, mikrofon och kamera i den fysiska lokalen för hybridstämma.

Åtminstone en styrelsemedlem, ofta även stämmoordförande, deltar normalt sett i den fysiska lokalen för hybridstämman.

Medlemmar kan delta via dator, mobiltelefon eller genom att ringa in med vanligt röstsamtal.

Tydliga instruktioner hur man deltar distribueras i samband med kallelse till stämma.

Medlemmar ges möjlighet att testa uppkoppling innan stämma.

Begränsad teknisk support tillhandahålls under stämma för de medlemmar som behöver det, via telefon och epost.

Varje medlem som närvarar digitalt:

  • identifieras på likvärdigt sätt som vid fysisk stämma
  • uppmanas att sitta på en plats där de inte kan bli störda eller överhörda av andra
  • bör ha kameran på under stämman
  • måste intyga att det inte finns några obehöriga som tar del av stämmans information

Inför beslut instruerar stämmoordförande alla digitalt närvarande medlemmar att sätta på mikrofonen för att kunna delta i beslut. Stämmoordförande frågar därefter stämman om stämman är redo att fatta beslut. Vid svar ja frågar stämmoordförande stämman om beslut av X varpå digitala och fysiska deltagare svarar ja om man håller med. Därefter frågar stämmoordförande stämman om någon är däremot. Vid ja bedömer stämmoordförande huruvida majoritet föreligger och fattar därefter beslut om stämman tagit beslut eller om röstning krävs. Deltagande medlemmar kan kräva votering d.v.s. röstning.

Röstning genomförs genom handuppräckning där medlemmar som deltar digitalt använder Google Meets funktion att räcka upp handen medan fysiska deltagare räcker upp handen som vanligt. Alla digitalt deltagande medlemmar instrueras om detta i samband med röstning och medlemmar som inte kan använda detta får uttrycka sin röst muntligt. När stämmoordförande frågar om beslut av X instrueras alla deltagare att hålla handen uppe tills rösträknarna har räknat klart. Deltagare som deltar fysiskt visar sin röst på tillgänglig video eller muntligt om rösträknare befinner sig digitalt.

Rösträkning genomförs på samma sätt som vid fysiska stämmor.

4. Krav på hybridstämmor och hur dessa uppfylls

4.1 Åtkomst till föreningsstämman

Krav: Föreningen skall eftersträva att endast medlemmar har åtkomst till stämman på likvärdigt sätt som vid en fysisk stämma.

Metod: Lösenord krävs för inloggning till Google Meet och lösenord distribueras enbart till medlemmar via kallelse i brevlåda samt via mail till bekräftad epostadress för medlemmar. Vidare identifieras alla digitalt närvarande vid stämman och måste intyga att inga obehöriga närvarar hos dem.

Motivering: Detta system kan ses som en digital motsvarighet till att bli insläppt i en fysisk lokal. Även vid fysiska stämmor finns det alltid en viss risk att personer utan rätt att delta kan närvara (eller tjuvlyssna), men genom att använda säkra digitala verktyg minskar vi risken vilket är en rimlig motsvarighet i en digital miljö.

Detta system ger medlemmar möjlighet att delta även om de inte kan vara fysiskt närvarande, vilket stärker tillgängligheten och demokratin.

4.3 Likvärdighet i deltagande och röstning

Krav: Alla deltagare, oavsett om de är närvarande digitalt eller fysiskt, ska ha samma möjligheter att delta i diskussioner och att rösta, så långt det är praktiskt möjligt.

Metod: Föreningens lösning med Google Meet är en av de stabilaste lösningarna på marknaden som används globalt av såväl företag som privatpersoner. Google Meet möjliggör anslutning från länk så väl som uppringning med vanligt telefonnummer och alla medlemmar kan välja om de vill delta digitalt eller fysiskt. Medlemmar som har tekniska problem vid t.ex. röstning har möjlighet att få teknisk assistans och kan vid behov rösta muntligt.

Motivering: Alla deltagande har samma möjligheter att i realtid delta i diskussioner och ställa frågor. Google Meet har även en inbyggd funktion med att räcka upp handen vilket möjliggör säkra digitala omröstningar i realtid. Detta system speglar den process som används vid fysiska möten där alla kan rösta personligen.

4.4 Sekretess och skydd av mötesinformation

Krav: Sekretessen bör hållas på en nivå som är rimlig för hybridstämman, liknande den som skulle upprätthållas vid ett fysiskt möte, där man inte heller kan garantera att ingen utomstående hör samtalen, samt där identifiering sker genom igenkänning.

Metod: Deltagare uppmanas att sitta på en plats där de inte kan bli störda eller överhörda av andra och måste intyga att det inte finns några obehöriga som tar del av stämmans information.

Motivering: Vid ett fysiskt möte finns det alltid en risk att någon kan lyssna genom dörren eller höra samtal. Vid ett digitalt möte kan man inte heller garantera fullständig sekretess men det viktigaste är att göra rimliga ansträngningar för att begränsa obehörig åtkomst och överhörning utan att begränsa möjligheten att närvara.

4.5 Teknisk tillgänglighet och support

Krav: Deltagarna bör ha rimliga möjligheter att delta digitalt, liknande hur man ser till att en fysisk möteslokal är tillgänglig för alla medlemmar.

Metod: Inför hybridstämman erbjuds möjlighet att testa uppkoppling där deltagare kan försäkra sig om att deras utrustning fungerar (frivilligt). Hjälp finns även tillgänglig under mötet för att lösa tekniska problem, via telefon och epost.

Motivering: Precis som man vid ett fysiskt möte ser till att lokalen är tillgänglig och att alla kan delta, gör vi här en rimlig ansträngning att ge alla medlemmar teknisk support. Detta säkerställer att hybridstämman är så inkluderande som möjligt. Samtidigt har föreningen inte möjlighet att hjälpa alla medlemmar på plats med teknisk support utan viss teknisk utrustning och kunnande förutsätts.

4.6 Dokumentation och säkerhet

Krav: Alla omröstningar och beslut som tas under hybridstämman skall dokumenteras på ett tillförlitligt sätt, precis som vid ett fysiskt möte.

Metod: Digitala omröstningar kontrolleras på likvärdigt sätt med fysisk omröstning. Protokoll förs och distribueras till medlemmarna efter mötet, precis som vid fysisk stämma.

Motivering: Genom att dokumentera digitala och fysiska röster med lika stor noggrannhet som vid fysiska stämmor säkerställer vi att beslutsprocessen är transparent och att alla röster kan granskas, precis som vid ett traditionellt fysiskt möte.